Hasta hace poco y aún a día de hoy en muchas pymes se trabaja con los ordenadores de la oficina conectados en red, accediendo a un servidor local bajo un dominio. Cada ordenador tiene su paquete ofimático instalado (el mítico Office u OpenOffice) y cada vez que queremos compartir un documento con algún compañero lo guardamos en ese servidor central y después el compañero puede acceder y modificarlo.

Esta manera de funcionar no esta mal, pero tíene ciertos inconvenientes:

• Mayor gasto en software, hardware y mantenimiento IT
• Actualizaciones de licencias y mantenimiento del servidor central
• No se puede acceder a un mismo documento compartido al mismo tiempo
• A veces por comodidad mandamos emails para compartir ficheros, colapsando el cliente de correo y un largo etc.

El paquete de herramientas en la nube G-suite de Google viene a solucionar todos estos inconvenientes.

MEJORA TU COMUNICACIÓN

Gmail para empresas: Mejorarás tu imagen de empresa ya que podrás tener tu correo electrónico  con tu dominio de empresa  dándote una imagen más profesional ante tus clientes. Tendrás hasta 30 GB de almacenamiento, capacidad de trabajar sin conexión, protección contra Spam, videoconferencias integradas y mucho más.

Google Calendar: Visualizarás el calendario compartido de empresa por lo que te servirá para programar reuniones en horas que sean convenientes para todos, responder a invitaciones directamente desde la bandeja de entrada, te mantendrás al día con los recordatorios de eventos. Podrás acceder a tus calendarios incluso sin conexión. Si llama algún cliente por teléfono podrás saber si la persona con la que quiere hablar estará disponible o no (porque está reunido fuera de la oficina o tiene día libre).

Google HangOuts: A partir de ahora, te comunicarás con los miembros de tu equipo desde cualquier lugar. De una manera muy sencilla podrás unirte a las videollamadas y podrás hablar cara a cara con ellos sin tener que desplazarte.

Google+: Es una red social que te permitirá interactuar (compartir conocimientos, novedades e ideas sobre intereses en común) con personas y pymes que puedes clasificar en círculos de acuerdo a tu afinidad o tipo de relación que mantengas con cada uno. Te ayudará a conseguir un nivel de compromiso mayor y de conexión con tu equipo. Además, te ayudará a posicionar mejor la web de tu empresa de manera natural en los buscadores y eso ¡Vale Oro!

MEJORA LA COLABORACIÓN ENTRE COMPAÑEROS DE TRABAJO DENTRO Y FUERA DE LA OFICINA

Google Docs: A partir de ahora, crearás, compartirás y editarás documentos con todo tu equipo en tiempo real y sin tener que preocuparte de hacer clic para guardarlos. Siempre se guardará la última versión.

Google Hojas de Cálculo: Colaborarás en la edición de hojas de cálculo desde cualquier ubicación y en cualquier dispositivo. Podrás ver el historial de revisiones con tan solo un clic e intercambiar opiniones a través de comentarios a modo de debate.

Google Formularios: Crearás de una manera muy fácil, formularios personalizados para encuestas y cuestionarios sin ningún cargo adicional. Podrás recopilar toda la información en una hoja de cálculo y analizar los datos directamente en Hojas de cálculo de Google.

Google Presentaciones: Trabajarás en tiempo real con tu equipo para diseñar presentaciones profesionales. Además, podrás incluir vídeos, imágenes, dibujos y transiciones para hacerlas mucho más amenas.

Google Sites: Crearás una intranet para tu empresa, un sitio de proyecto para tu equipo o un portal para los clientes de una forma tan sencilla como editar un documento, ¡Sin tener que escribir ni una sola línea de código de programación!

ALMACENAMIENTO Y COPIAS DE SEGURIDAD EN LA NUBE

Drive: Tus archivos estarán almacenados en la nube y podrás acceder a ellos desde cualquier ubicación y expórtalos fácilmente. Además, tendrás siempre la versión más reciente de los documentos.

ADMINISTRACIÓN DE USUARIOS Y DISPOSITIVOS MOVILES EMPRESARIALES

Google Admin: Podrás administrar el G Suite de tu empresa añadiendo usuarios, administrando dispositivos y configurando la seguridad y otros ajustes para que tus datos estén siempre seguros. Además podrás añadir nuevos dominios que haya adquirido tu empresa sin coste adicional.

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*Google Vault: Si eliges el paquete G Suite Business, podrás disfrutar de los servicios de la aplicación Google Vault que  te permitirá conservar, archivar, buscar y exportar el correo electrónico de tu empresa. Es ideal para temas de auditorías ya que satisface los requisitos de eDiscovery y de cumplimiento normativo. Al estar basado en la web, no necesitarás instalar o mantener ningún software.

• Colaborar en documentos compartidos de manera simultánea con otros compañeros y realizar anotaciones y comentarios, pudiendo volver a versiones anteriores.
• Tener un correo electrónico libre de SPAM y corporativo con el aspecto de G-Mail pero sin publicidad y acceder a él desde cualquier dispositivo y lugar.
• Realizar videoconferencias «Hang-Outs» de gran calidad e incluso dar formación a través de la nube.
• Tener un servidor de archivos en la nube a través de Drive, el cual te va a permitir realizar copias de seguridad en Internet y poderlas sincronizar con un dispositivo en tiempo real.
• Poder compartir ficheros de gran tamaño con clientes y proveedores sin tenerlos que enviar por correo electrónico ni recurrir a aplicaciones como WeTransfer.
• Tener calendarios de empresa compartidos con tus compañeros con avisos y notificaciones en tu smartphone o iphone de manera gratuita.
• Asegurar los datos de tu negocio con opciones como la verificación en dos pasos o el inicio de sesión único para tener más seguridad.

• Gestionar los dispositivos móviles de tu empresa y asegurar información sensible en caso de extravío de un dispositivo o cambios en la plantilla de empleados.

* Google Vault está disponible con G Suite Basic como un complemento de pago.
** Google Cloud Search no está disponible en G Suite para Centros Educativos.